7 błędów przy zakupie mebli biurowych - poradnik

[Artykuł sponsorowany]

Aranżowanie biura i zakup odpowiednich mebli wydają się proste, w praktyce mogą jednak stanowić duże wyzwanie. Pod uwagę trzeba wziąć wiele czynników, łatwo więc popełnić błąd. Złe decyzje z kolei mogą mieć negatywne konsekwencje, od mało profesjonalnego wizerunku firmy po karę grzywny za brak zgodności z przepisami. Dowiedz się, jakie błędy są najczęściej popełniane przy wyborze mebli biurowych i jak ich uniknąć.

Pomijanie zasad ergonomii

Specjaliści działający w branży meblarskiej, tacy jak projektant i producent mebli biurowych Cadabra, podkreślają kluczową rolę ergonomii przy doborze wyposażenia firmy. Nie każdy jednak zdaje sobie sprawę z jej wagi.

Ergonomia to nauka zajmująca się dostosowaniem środowiska pracy do możliwości i potrzeb człowieka. Dzięki uwzględnieniu jej zasad można stworzyć biuro, które wpłynie pozytywnie na efektywność podejmowanych działań, minimalizując jednocześnie ujemny wpływ otoczenia na zdrowie i samopoczucie pracowników.

Czym skutkuje ignorowanie zasad ergonomii przy meblowaniu firmy?

1. Amerykański Narodowy Instytut Bezpieczeństwa i Higieny Pracy wskazuje, że wybór nieergonomicznych mebli, a w efekcie np. wielogodzinne siedzenie w nieprawidłowej pozycji, prowadzi do dolegliwości związanych z układem szkieletowym, mięśniowym czy nerwowym.
2. Artykuły publikowane w ostatnich latach na łamach Harvard Business Review wskazują wyraźnie, że przemyślana organizacja przestrzeni biurowej wspiera efektywność pracowników i wydajność całego zespołu.
3. Wpływ ergonomii zarówno na zdrowie, jak i produktywność pracowników potwierdzają raporty BIFMA (Business and Institutional Furniture Manufacturers Association).

Bagatelizowanie przepisów BHP

Kwestią, na którą bezwzględnie trzeba zwrócić uwagę, wybierając meble biurowe, są przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Ich ignorowanie może prowadzić do poważnych problemów. W skrajnych przypadkach, w razie stwierdzenia nieprawidłowości w tym zakresie, na właściciela firmy może zostać nałożona wysoka kara pieniężna.

Polskie przepisy BHP nie podają ścisłych wytycznych dotyczących mebli biurowych. Aby jednak mieć pewność, że wybrane sprzęty zostały odpowiednio przetestowane, warto sprawdzić, czy producent deklaruje zgodność z normami bezpieczeństwa:

• PN-EN 1335-2 (krzesła);
• PN-EN 527-2 (biurka i stoły biurowe);
• PN-EN 14073 / PN-EN 14074 (meble do przechowywania).

Ignorowanie indywidualnych potrzeb

Aby stworzyć pracownikom przyjazną, sprzyjającą produktywności przestrzeń, nie wystarczy kupić mebli ładnych i zgodnych z ogólnymi zasadami ergonomii. Istotne jest uwzględnienie indywidualnych preferencji danej osoby - na tym również polega ergonomia.

Według raportów agencji EU-OSHA (Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy), tylko meble biurowe dopasowane starannie do konkretnego pracownika wyraźnie poprawiają komfort i wydajność, np. w przypadku długotrwałej pracy przy komputerze. Organizując więc przestrzeń roboczą dla danej osoby, nie można pominąć norm dotyczących dopasowania stanowiska do użytkownika. Aspekt ten reguluje międzynarodowa norma ISO 9241, mówiąca m.in. o tym, że:

• wysokość blatu, siedziska, monitora i klawiatury dostosować trzeba do wzrostu korzystającej ze stanowiska osoby;
• konstrukcja krzesła powinna uwzględniać budowę ciała użytkownika;
• meble muszą zapewniać odpowiednią przestrzeń na nogi;
• wyposażenie ma umożliwiać swobodną zmianę pozycji.

Przedkładanie wyglądu nad komfort

Projektując biuro, łatwo zachłysnąć się wyborem mebli. Dystrybutorzy proponują rozmaite krzesła, fotele, biurka, stoły konferencyjne (https://officecadabra.pl/c/meble/stoly/stoly-konferencyjne/) i sofy biurowe (https://officecadabra.pl/c/sofy/sofy-biurowe/) w całej gamie stylów i kolorów.

To zrozumiałe, że urządzając firmę, chcemy, aby aranżacja wnętrz robiła jak najlepsze wrażenie. Design ma stwarzać przyjemne warunki pracy, a w oczach kontrahentów - stanowić spójną, atrakcyjną wizytówkę usług przedsiębiorstwa. Można nawet powiedzieć, że pierwsze wrażenie decyduje nierzadko o dalszej współpracy. Nie należy jednak stawiać aspektu wizualnego ponad potrzebami ludzi. W najpiękniejszym nawet, ale niewygodnym fotelu, pracownik będzie zmęczony, mniej efektywny, mniej chętny do realizowania obowiązków.

Niespójna stylistyka

Kolejnym błędem, związanym pośrednio z wyżej wymienionym, jest brak spójności w doborze umeblowania do firmy. Zdarzają się biura, w których z pozoru każdy element jest zarówno dobrej jakości, jak i efektowny, jednak całość sprawia wrażenie stylistycznego chaosu. To z kolei przekłada się na mało profesjonalny wizerunek przedsiębiorstwa.

Jeśli zależy Ci na nowoczesnym, minimalistycznym wystroju biura, wszystkie meble powinny być utrzymane w zbliżonej, stonowanej kolorystyce (biel, czerń, szarość). Unikaj ciężkich biurek w stylu retro czy kolorowych, wyściełanych krzeseł. Z drugiej strony, jeśli zależy Ci na subtelnym i bardziej przytulnym wystroju, lepiej zrezygnować z surowych form, a postawić na żywsze kolory, miękkie fotele, drewniane stoły i biurka.

Wiele osób nie ma zacięcia do projektowania i najchętniej poprzestałoby na zakupie mebli, bez konieczności dobierania ich do stylu wnętrza. W takiej sytuacji warto skorzystać z pomocy profesjonalistów.

Nieprawidłowe rozplanowanie przestrzeni

Kolejnym błędem przy zakupie mebli biurowych jest nieuwzględnianie rozmiaru pomieszczeń, w których sprzęty te będą użytkowane. Niedopasowane do wielkości pokoju meble nie tylko źle wyglądają. Dysproporcje wpływają przede wszystkim na funkcjonalność przestrzeni.

Przed zakupem należy ustalić, jaką powierzchnią dysponujemy, uwzględniając niezbędną swobodę poruszania się. Meble muszą mieć taką wielkość, aby korzystanie z nich było komfortowe (obszerny blat biurka, odpowiednia liczba szuflad, wygodne krzesło z szerokim oparciem), ale jednocześnie nie mogą przytłaczać, zabierać całej przestrzeni. Odstępy między poszczególnymi sprzętami mają umożliwiać swobodne przemieszczanie się, sięganie po przedmioty, zmianę pozycji ciała.

Ogólnie można przyjąć, że po zorganizowaniu stanowiska pracy, użytkownik ma mieć minimum około 90 cm wolnego miejsca za fotelem oraz po 60 cm na szerokość i głębokość przestrzeni na nogi.

Zapominanie o przestrzeniach wspólnych

Urządzając firmę i wybierając do niej meble, łatwo zapomnieć, że miejsce pracy to nie tylko biurko z komputerem i ergonomiczne krzesło. Są one eksploatowane najbardziej intensywnie, jednak w większości przypadków, w przedsiębiorstwach zatrudniających więcej osób, trzeba także pomyśleć o tzw. przestrzeniach wspólnych. Należą do nich np. sale spotkań, strefa wypoczynku czy aneks kuchenny.

Zaopatrując biuro w nowe meble, warto więc dodatkowo zainwestować w takie sprzęty jak:

• hokery i wysoki stolik do strefy jadalnej;
• wygodne fotele i pufy;
• sofy modułowe;
• stół konferencyjny;
• w przypadku przestrzeni open space przydadzą się też panele akustyczne i przegrody (https://officecadabra.pl/c/akcesoria-biurowe/akustyka/).

Cadabra - ceniony producent i dystrybutor wysokiej jakości mebli biurowych

Działająca na rynku od roku 2007 marka Cadabra to ceniony producent i dystrybutor wysokiej jakości mebli biurowych. Firmę wyróżnia indywidualne podejście do klienta oraz najwyższa staranność w realizacji każdego zamówienia, począwszy od mebli do przestrzeni biurowych, przez poczekalnie i recepcje, na obiektach hotelowych i gastronomicznych skończywszy. Eksperci firmy nastawieni są na otwartą współpracę, a ich priorytetem jest profesjonalna realizacja każdego zlecenia - od pierwszych decyzji aż po dostarczenie mebli do klienta. Cadabra to Twój zaufany partner w biznesie.